Evenementen

Niets gevonden

Uw zoekopdracht leverde helaas geen artikelen op

Pagina's

SqEME principes

/in /door

De vier leidende principes van SqEME

SqEME is een eigentijdse, niet bureaucratische manier om binnen organisaties processen te managen. Traditioneel keek men binnen organisaties vooral naar posities en functies: de formele structuur. Voorbeelden van dit structuurdenken is de organisatie als piramide of hark. Deze traditionele kijk is eenduidig, maar voor steeds meer managers is dit niet meer voldoende. Steeds vaker kijkt men naar een organisatie als een bundeling van processen. Dit procesdenken geeft veel meer vrijheden aan de wijze waarop de organisatie wordt ingericht. Tegelijk is het ook meer complex. Het is gebaseerd op andere uitgangspunten. Hieronder zijn de vier leidende principes weergegeven, die maatgevend zijn voor hoe binnen de SqEME-methodiek naar organisaties wordt gekeken.

Zie ook SqEME vensters

De SqEME benadering voor procesmanagement hanteert het begrip inclusief denken. Het begrip inclusief denken overgenomen van de filosoof Feitse Boerwinkel. Het stel een alternatief voor het antagonistisch, in tegenstellingen denken en exclusief, egocentrisch denken. Hij beschrijft het als: “Een denken dat er principieel van uitgaat dat mijn heil (geluk, leven, welvaart) niet verkregen wordt ten koste van of zonder de ander, maar dat het alleen verkregen kan worden als diegene tegelijkertijd het heil van de ander beoogt en bevordert.” (Boerwinkel, 1966) . De grondslagen van het inclusief denken zijn het besef dat de mensheid één familie vormt en dat men de medemens niet kan treffen zonder in hem tegelijkertijd zichzelf te benadelen. Of meer positief geformuleerd, het besef dat men pas tot volle ontplooiing komt als men niet op zich zelf blijft maar tot steeds grotere samenwerking komt met anderen. Zoals Boerwinkel aangeeft is “de mens niet langer waard wat de eigen geestesgaven waard zijn, maar wat de geestesgaven van alle mensen waard zijn”. Hij beargumenteert zijn pleidooi om het antagonistisch en exclusief denken te verlaten met de stelling dat elke oorlog uiteindelijk alleen verliezers kent en dat Europa na vele honderden jaren van oorlog voeren heeft ontdekt dat samenwerking uiteindelijk veel profijtelijker is. Overigens in minder grote woorden zijn er tal van bewijzen geleverd en tientallen oefeningen die aantonen dat samenwerking sneller tot resultaat leiden dan je eigen weg gaan. Inclusief denken propageert het maken van vijandsbeelden uit te bannen evenals denkwijzen die zijn afgeleid van oorlog voeren. Inclusief denken staat voor het je inleven in de denkwijzen van anderen. Deze houding is nodig om af te kunnen stappen van “afdeling denken” naar een manier van denken waarin verantwoordelijk voor elkaars handelen wordt genomen en daarmee voor het gemeenschappelijke eindresultaat. Op een aardse manier uitgedrukt wordt ervan uitgegaan dat de SqEME benadering daarmee ook een remedie is tegen “interne politieke spelletjes” en een bijdrage levert aan tot een cultuur waarin mensen hun verantwoordelijkheid nemen in het besef dat hun belang afhankelijk van het gemeenschappelijke belang. Het is hiermee tevens een manier om uitdrukking te geven aan de ideeën van Weick. Pas als je op een open, niet egocentrische manier, probeert de gedachten en overwegingen van de ander te doorgronden zal het lukken dubbelzinnigheden in de communicatie te voorkomen of te bestrijden.

Met deze filosofische benadering onderstreept SqEME dat het niet alleen zinvol, maar noodzakelijks is te achterhalen wat de basisprincipes, de filosofische uitgangspunten, mogelijke religieuze wortels of culturele kenmerken van een organisatie is. SqEME hanteert daar twee begrippen bij Constitutie en Blauwdruk. Voor SqEME als methode is dat dus inclusief denken inclusief de aanwijzingen die Boerwinkel bij inclusief denken geeft:

  • Men zich ervoor moet hoeden, zichzelf superieur te achten boven anderen en “self-righteousness” moet vermijden;
  • Men ervan uit moet gaan dat het de ernst is met zijn mening;
  • Men bereidt moet zijn naar de ander te luisteren en rekenschap te geven van de eigen overtuiging;
  • Men moet oppassen voor stereotyperingen;
  • Men een vorm moet vinden om samen te werken, samen te leven door elkaar te helpen en aan te moedigen met waar nodig duidelijke kritiek en als het moet verzet.

De keus voor inclusief denken is niet in de eerste plaats idealistisch bedoeld. SqEME deelt de opvatting van Boerwinkel dat het een realistische keus. Procesmanagement is niet bedoeld om de zaken mooier of edeler voor te stellen. SqEME is vooral bedoeld de organisatie resultaatgericht te maken en resultaten die worden geboekt ten koste van anderen zullen tot of op de korte termijn tot tegenwerking of op de lange termijn tot opstand of een krachtige tegenreactie leiden. Enkel het eigen belang voor ogen houden is dus niet alleen een bewijs van korte termijn deken maar vooral ook dwaas en is een vorm van resultaatgerichtheid zonder enige duurzaamheid. Procesmanagement gaat ook over samenwerken en ook van uit dat perspectief is het concept van inclusief denken een krachtig en betekenis vertrekpunt.

De noodzaak om samen te werken vindt ook zijn oorsprong in de opvatting dat organisaties open systemen zijn. SqEME omarmd dat ook noties van Peter Senge en de opvattingen van Emery & Trist (‘managing the boundary conditions’).

De verschuiving van de traditionele kijk naar het procesdenken wordt in de literatuur omschreven als de verschuiving van een verticale benadering van de organisatie naar een horizontale benadering. Hier wordt wat anders mee bedoelt dan wat ook wel wordt aangeduid als “kantelen van de organisatie”. Bij kantelen van de organisatie blijven in feite de traditionele principes van denken in taken en verantwoordelijkheden en het instellen van een hiërarchie, die op de juiste uitoefening daarvan moet toezien, gehandhaafd. Bijkomend gevolg van het blijven vasthouden aan deze denkwijze is dat er gekozen wordt voor een matrix organisatie waar medewerkers twee bazen krijgen. Een functionele en operationele baas met alle belangconflicten en de mogelijkheden van personen tegen elkaar van dien. Matrixorganisatie zijn mooi op papier maar blijken in de werkelijkheid maar zelden te functioneren. Organisaties die willen overstappen naar procesmatig werken lijken vaak toch voor een dergelijke tussenoplossing te kiezen en wijzen zogenoemde procesmanagers, die soms een functionele of soms een operationele taak krijgen. Zij of de medewerkers die zij aansturen lopen dan aan tegen de “tegenvoeters” van de procesmanagers.

De SqEME benadering voor procesmanagement gaat er van uit dat, door een organisatie te begrijpen is als een bundeling van processen (Weick) waar het vooral aankomt op de onderlinge communicatie, de organisatie als een “information processing system”. Door zo te kijken ontdekt men enerzijds onvolkomenheden en blokkades die verklaren waarom zaken tot nu toe nooit gingen zoals verwacht. Anderzijds ziet men dan pas wat er gedaan moet worden om nieuwe technologieën werkelijk tot nut te maken, door van een organisatie een integraal systeem maken, waar medewerkers alleen nog op uitzonderingssituaties moeten reageren, omdat in de geautomatiseerde productie en besturingssystemen wel voorzien in een adequate respons op de standaard situaties. Reageren op uitzonderingssituaties betekent immers ook handelingsvrijheid, waarbij het er op aan komt dat er keuzen worden gemaakt die overeenkomen met de doelstellingen van de organisaties en het er minder toe doet hoe dat wordt bereikt. In feite neemt SqEME de gedachte over dat het functioneel/hiërarchisch of wel het Taylorism of Scientific Management over haar houdbaarheidsdatum heen is. SqEME legt dan ook vooral de nadruk op de informatie/communicatie processen en op de juistheid en compleetheid van die informatie. De informatie moet aanzetten tot actie. Zoals in een Kan Ban systeem een leeg bakje het sein is om te gaan produceren. Niet, maar ook niet minder dan nodig is om het bakje weer gevuld te krijgen. Men zou kunnen zeggen dat de informatie een energiestroom opgang moet brengen. SqEME hanteert hier dan ook de begrippen Chemie en Berichtenverkeer.

Met de opkomst van het rationalisme is een traditie in de manier van onderzoekbedrijven ontstaan, die neer komt op het concept dat, wil men een complex systeem doorgronden, het probleem moet worden opgedeeld in deelproblemen, net zo lang tot men een vraagstuk overhoudt dat ”behapbaar” is. Er is niet veel tegen deze methode in te brengen anders dat men de onderlinge samenhang uit het oog verlies en de verbanden juist een deel van de verklaring zijn, waarom iets werkt of niet. Het Taylorisme of Scientific Management richtte zich met name op opdelen, specialiseren en standaardiseren, terwijl moderne productiebesturingssystemen dat veel minder noodzakelijk maken. Met de SqEME benadering wordt dan ook veel minder op detaillering van de procesbeschrijvingen aangestuurd met aandacht voor beslissingloops. Het idee is dat elk proces uniek is en zich toch nooit meer exact in die vorm zal voordoen (men stapt nooit voor de tweede in dezelfde rivier). Daarnaast kent elk proces zo zijn eigen natuurlijke fluctuaties. Zoals iedereen die leert fietsen, moet ontdekken dat fietsen ook een bepaalde mate van slingeren inhoud en als men probeert daar op te corrigeren een valpartij het gevolg is. SqEME ziet beschrijvingen vooral als hulpmiddel om tot patroonherkenning te komen, die in combinatie met prestatiekenmerken mogelijk aanleiding geven tot ingrijpen, maar als het goed is vooral het signaal afgeven dat “alles in orde” is en het management vooral niét moet ingrijpen. In feite is workflowmanagement niets anders dan patroonherkenning en zijn productiebesturingssystemen gebaseerd op eerder ontdekte patronen om processen op een bepaalde manier te laten verlopen.

Bepaalde certificeringschema’s, zoals de ISO 9000 verlangen dat de processen zijn beschreven. De SqEME benadering kan daar bij van pas komen, vooral als men er naar streeft, het beschrijven van de processen tot het strikt noodzakelijke te beperken. Ook bij een holistische benadering, of misschien dan zelfs meer is er niet alleen de behoefte de verschillende onderdelen te herkennen maar ook wat nu de prestatiekenmerken (moeten) zijn om het geheel te laten functioneren. Of om er op gerust te zijn dat systeem naar behoren functioneert of om haperingen te kunnen onderkennen of om verbetermogelijkheden te ontdekken. Het meten van de hartslag en bloeddruk en lichaamstemperatuur verklaren niet zozeer hoe ons lichaam functioneert maar geeft wel indicaties wat de conditie is. Voor organisaties zullen vooral prestatiekenmerken zijn van financiële aard, productkwaliteit, doorlooptijden, materiaal- en energieverbruik en zo meer. Overigens worden gebruikers van het EFQM/INK-managementmodel met de vraag geconfronteerd: “Wie meten onze processen nog meer behalve wijzelf?” met andere woorden: “Wie zijn onze stakeholders?” en “met de vraag: “Welke prestatiekenmerken hanteren zij?” Mogelijk is het wijs de prestatiekenmerken die zij belangrijk vinden op te nemen in onze set van prestatiekenmerken en misschien is het dan zelf nodig onze manier van procesbeschrijving daarvoor aan te passen. De begrippen prestatiekenmerken en procesbeschrijvingen worden in de SqEME benadering samengebracht onder het begrip Correspondence of Bureaublad.

Voor SqEME zijn organisaties in de eerste plaats mensen. De kwaliteit van de organisatie wordt in grote mate bepaald door de kwaliteit van de individuele medewerker en de mate waarin de medewerker in staat zijn samen te werken met anderen. SqEME gebruikt hiervoor het uitgangspunt van vakvolwassenheid. Vakvolwassen is een kernwoord van de flexibele organisatie. Vakvolwassen is echter geen woord dat men direct tegenkomt in het woordenboek. Het is een samentrekking van de woorden vakmanschap en volwassenheid en duidt daarop naast de vaardigheden, ervaring en competenties van de betrokkene ook op een vorm van maturiteit; betrokkenheid en gedeelde waarden. Een vakvolwassen medewerker is iemand die in staat is de consequenties van het eigen handelen te overzien, en als het gevolg daarvan als daar een aanleiding toe is van regels durft af te wijken. Een belangrijke voorziening daarvoor is dat de kennis en de vaardigheid die nodig is om de verschillende werkzaamheden ook te kunnen uitvoeren aanwezig is. SqEME herkent daarbij het principe van “tacit” en “explicit knowledge” (Polanyi), waarbij “tacit knowledge” die niet of bijna niet expliciete kennis en ervaring van iemand is, vaak ook wel als een bewijs van vakmanschap gezien, en “explicit knowledge” alle wel vast te leggen kennis en ervaring. Managers voelen vaak de grote behoefte alle kennis en ervaring die aanwezig is vast te leggen en ontkennen daarmee dat dit niet kan, of alleen kan met zéér grote inspanning. Behalve dat het ontkent dat elk mens een unieke verschijning is, kan het ook bedreigend of beledigend werken. Het vragen naar aanwezige kennis kan de indruk wekken dat men eraan twijfelt of die kennis er wel echt is. Ook kan het de indruk geven dat men vermoedt dat er kennis uit eigen belang bewust wordt achtergehouden. Uitgangspunten die niet erg stroken met de principes van inclusief denken. Als men er daarbij van uitgaat dat elke proces toch altijd weer een klein beetje anders verloopt, moet men zich afvragen of de inspanningen en de risico’s die men loopt, wel opwegen tegen het te verwachten profijt  .
SqEME gaat er van uit dat processen worden uitgevoerd door professionals of vakvolwassen medewerkers of dat het de moeite loont spelers in de organisatie als vakvolwassen medewerkers of als professionals te benaderen. Het selecteren op vakvolwassenheid of professionaliteit, of medewerkers tot op dat niveau brengen is in die opvatting dan ook een cruciaal ondersteunend proces! Zoals gememoreerd moeten diezelfde vakvolwassen medewerkers of professionals wel over de noodzakelijke hulpmiddelen en voorzieningen kunnen beschikken. Het kennen van de organisatiestructuur en hun plaats daarin kan als een onderdeel daarvan worden gezien, dus weten wie hun (interne) klanten en leveranciers zijn en weten wat hun taken en verantwoordelijkheden zijn. Dit laatste dan wel zo dat het de focus op het creëren van een procesgerichte organisatie ondersteund en het weer niet doet afglijden naar een klassieke hiërarchische organisatie, waarbij het kennen van de taken en de verantwoordelijkheden als voldoende wordt beschouwd. Het beschrijvingen wie de spelers zijn en over welke hulpmiddelen en voorzieningen zij beschikken wordt in de SqEME benadering ondergebracht onder het begrip Construct en Bestek.

Cases

/in /door

De SqEME methodiek toegepast; best practises & cases


Handel-Industrie

foto-waterschappen

Waterschappen

logo-iso

Nieuwe ISO 9001:2015

afbeelding-procesmanagement-in-gemeenten

Gemeenten


foto-traumahelikopter

Veiligheidsregio’s

foto-denken-in-processen

Training SqEME Procesmodelleren

/in /door

De Training SqEME Procesmodelleren is een praktische training, waarin de deelnemers op een consistente, uniforme en overzichtelijke manier processen leren modelleren. De tekenconventies volgens de SqEME-methodiek dienen hiervoor als basis. In de training wordt geoefend met praktijkgerichte cases, die eventueel door cursisten zelf worden ingebracht. De cursus biedt de deelnemers voldoende bagage om zelf aan de slag te gaan met procesmodelleren.

afbeelding-kroketpoortjes

Doelgroep

De training is bestemd voor medewerkers die zich bezig houden of gaan houden met het in  kaart brengen van werkprocessen. Dit kan zijn in het kader van een accreditatie, een (ISO) certificeringstraject of een reorganisatie. Voorkennis  van procesmodellering en kwaliteitsmanagement is handig maar niet noodzakelijk.

Opzet van de training

De deelnemers leren procesbeschrijvingen te maken, door gebruik te maken van de tekenconventies binnen de SqEME-methodiek. Het is een praktische training, waarin veel geoefend wordt met praktijkgerichte cases. Voorbeelden uit de werksituatie van de deelnemers worden hierbij vaak als uitgangspunt genomen. Tijdens de training wordt ook ingegaan op de gangbare software oplossingen voor het vastleggen van bedrijfsprocessen en de mogelijkheid om de SqEME tekenconventies daarin toe te passen.

SqEME
resultaatgebied

De kracht van SqEME zit in de eenvoud. Er wordt een beperkt aantal tekens gebruikt en door het aanbrengen van verschillende detailniveau’s blijft het geheel overzichtelijk. Heldere schema’s en eenduidige conventies besparen veel tijd bij het uitwerken en bevorderen de samenwerking tussen betrokkenen, die mogelijk van verschillende afdelingen komen. De gelaagdheid van het model maakt het mogelijk om op verschillende abstractieniveau’s binnen de organisatie te communiceren.

De Training SqEME Procesmodelleren vormt een goede basis voor de vervolgtraining SqEME Procesmanagement, waar dieper wordt ingegaan op het benaderen van managementvraagstukken.

Programma

De training wordt  gegeven in één dag, met een ochtend en een middagsessie en een geheel verzorgde lunch. In de ochtend wordt begonnen met een uitleg over de SqEME methode, waarna er afwisselend in groepjes gewerkt wordt en de resultaten centraal worden besproken.

Trainers

De training wordt verzorgd door ervaren trainers, gekwalificeerd door SqEME.

Certificaat

De deelnemers ontvangen bij de afsluiting een officieel SqEME Certificaat van deelname.

Deelnemen

Klik hier om u aan te melden: AANMELDEN
Deze training kan ook ‘incompany’ worden verzorgd waarbij op organisatie-specifieke vraagstukken kan worden ingegaan. Neem over de mogelijkheden contact met ons op.

SqEME principes

/in /door

De vier leidende principes van SqEME

SqEME is een eigentijdse, niet bureaucratische manier om binnen organisaties processen te managen. Traditioneel keek men binnen organisaties vooral naar posities en functies: de formele structuur. Voorbeelden van dit structuurdenken is de organisatie als piramide of hark. Deze traditionele kijk is eenduidig, maar voor steeds meer managers is dit niet meer voldoende. Steeds vaker kijkt men naar een organisatie als een bundeling van processen. Dit procesdenken geeft veel meer vrijheden aan de wijze waarop de organisatie wordt ingericht. Tegelijk is het ook meer complex. Het is gebaseerd op andere uitgangspunten. Hieronder zijn de vier leidende principes weergegeven, die maatgevend zijn voor hoe binnen de SqEME-methodiek naar organisaties wordt gekeken.

Zie ook SqEME vensters

De SqEME benadering voor procesmanagement hanteert het begrip inclusief denken. Het begrip inclusief denken overgenomen van de filosoof Feitse Boerwinkel. Het stel een alternatief voor het antagonistisch, in tegenstellingen denken en exclusief, egocentrisch denken. Hij beschrijft het als: “Een denken dat er principieel van uitgaat dat mijn heil (geluk, leven, welvaart) niet verkregen wordt ten koste van of zonder de ander, maar dat het alleen verkregen kan worden als diegene tegelijkertijd het heil van de ander beoogt en bevordert.” (Boerwinkel, 1966) . De grondslagen van het inclusief denken zijn het besef dat de mensheid één familie vormt en dat men de medemens niet kan treffen zonder in hem tegelijkertijd zichzelf te benadelen. Of meer positief geformuleerd, het besef dat men pas tot volle ontplooiing komt als men niet op zich zelf blijft maar tot steeds grotere samenwerking komt met anderen. Zoals Boerwinkel aangeeft is “de mens niet langer waard wat de eigen geestesgaven waard zijn, maar wat de geestesgaven van alle mensen waard zijn”. Hij beargumenteert zijn pleidooi om het antagonistisch en exclusief denken te verlaten met de stelling dat elke oorlog uiteindelijk alleen verliezers kent en dat Europa na vele honderden jaren van oorlog voeren heeft ontdekt dat samenwerking uiteindelijk veel profijtelijker is. Overigens in minder grote woorden zijn er tal van bewijzen geleverd en tientallen oefeningen die aantonen dat samenwerking sneller tot resultaat leiden dan je eigen weg gaan. Inclusief denken propageert het maken van vijandsbeelden uit te bannen evenals denkwijzen die zijn afgeleid van oorlog voeren. Inclusief denken staat voor het je inleven in de denkwijzen van anderen. Deze houding is nodig om af te kunnen stappen van “afdeling denken” naar een manier van denken waarin verantwoordelijk voor elkaars handelen wordt genomen en daarmee voor het gemeenschappelijke eindresultaat. Op een aardse manier uitgedrukt wordt ervan uitgegaan dat de SqEME benadering daarmee ook een remedie is tegen “interne politieke spelletjes” en een bijdrage levert aan tot een cultuur waarin mensen hun verantwoordelijkheid nemen in het besef dat hun belang afhankelijk van het gemeenschappelijke belang. Het is hiermee tevens een manier om uitdrukking te geven aan de ideeën van Weick. Pas als je op een open, niet egocentrische manier, probeert de gedachten en overwegingen van de ander te doorgronden zal het lukken dubbelzinnigheden in de communicatie te voorkomen of te bestrijden.

Met deze filosofische benadering onderstreept SqEME dat het niet alleen zinvol, maar noodzakelijks is te achterhalen wat de basisprincipes, de filosofische uitgangspunten, mogelijke religieuze wortels of culturele kenmerken van een organisatie is. SqEME hanteert daar twee begrippen bij Constitutie en Blauwdruk. Voor SqEME als methode is dat dus inclusief denken inclusief de aanwijzingen die Boerwinkel bij inclusief denken geeft:

  • Men zich ervoor moet hoeden, zichzelf superieur te achten boven anderen en “self-righteousness” moet vermijden;
  • Men ervan uit moet gaan dat het de ernst is met zijn mening;
  • Men bereidt moet zijn naar de ander te luisteren en rekenschap te geven van de eigen overtuiging;
  • Men moet oppassen voor stereotyperingen;
  • Men een vorm moet vinden om samen te werken, samen te leven door elkaar te helpen en aan te moedigen met waar nodig duidelijke kritiek en als het moet verzet.

De keus voor inclusief denken is niet in de eerste plaats idealistisch bedoeld. SqEME deelt de opvatting van Boerwinkel dat het een realistische keus. Procesmanagement is niet bedoeld om de zaken mooier of edeler voor te stellen. SqEME is vooral bedoeld de organisatie resultaatgericht te maken en resultaten die worden geboekt ten koste van anderen zullen tot of op de korte termijn tot tegenwerking of op de lange termijn tot opstand of een krachtige tegenreactie leiden. Enkel het eigen belang voor ogen houden is dus niet alleen een bewijs van korte termijn deken maar vooral ook dwaas en is een vorm van resultaatgerichtheid zonder enige duurzaamheid. Procesmanagement gaat ook over samenwerken en ook van uit dat perspectief is het concept van inclusief denken een krachtig en betekenis vertrekpunt.

De noodzaak om samen te werken vindt ook zijn oorsprong in de opvatting dat organisaties open systemen zijn. SqEME omarmd dat ook noties van Peter Senge en de opvattingen van Emery & Trist (‘managing the boundary conditions’).

De verschuiving van de traditionele kijk naar het procesdenken wordt in de literatuur omschreven als de verschuiving van een verticale benadering van de organisatie naar een horizontale benadering. Hier wordt wat anders mee bedoelt dan wat ook wel wordt aangeduid als “kantelen van de organisatie”. Bij kantelen van de organisatie blijven in feite de traditionele principes van denken in taken en verantwoordelijkheden en het instellen van een hiërarchie, die op de juiste uitoefening daarvan moet toezien, gehandhaafd. Bijkomend gevolg van het blijven vasthouden aan deze denkwijze is dat er gekozen wordt voor een matrix organisatie waar medewerkers twee bazen krijgen. Een functionele en operationele baas met alle belangconflicten en de mogelijkheden van personen tegen elkaar van dien. Matrixorganisatie zijn mooi op papier maar blijken in de werkelijkheid maar zelden te functioneren. Organisaties die willen overstappen naar procesmatig werken lijken vaak toch voor een dergelijke tussenoplossing te kiezen en wijzen zogenoemde procesmanagers, die soms een functionele of soms een operationele taak krijgen. Zij of de medewerkers die zij aansturen lopen dan aan tegen de “tegenvoeters” van de procesmanagers.

De SqEME benadering voor procesmanagement gaat er van uit dat, door een organisatie te begrijpen is als een bundeling van processen (Weick) waar het vooral aankomt op de onderlinge communicatie, de organisatie als een “information processing system”. Door zo te kijken ontdekt men enerzijds onvolkomenheden en blokkades die verklaren waarom zaken tot nu toe nooit gingen zoals verwacht. Anderzijds ziet men dan pas wat er gedaan moet worden om nieuwe technologieën werkelijk tot nut te maken, door van een organisatie een integraal systeem maken, waar medewerkers alleen nog op uitzonderingssituaties moeten reageren, omdat in de geautomatiseerde productie en besturingssystemen wel voorzien in een adequate respons op de standaard situaties. Reageren op uitzonderingssituaties betekent immers ook handelingsvrijheid, waarbij het er op aan komt dat er keuzen worden gemaakt die overeenkomen met de doelstellingen van de organisaties en het er minder toe doet hoe dat wordt bereikt. In feite neemt SqEME de gedachte over dat het functioneel/hiërarchisch of wel het Taylorism of Scientific Management over haar houdbaarheidsdatum heen is. SqEME legt dan ook vooral de nadruk op de informatie/communicatie processen en op de juistheid en compleetheid van die informatie. De informatie moet aanzetten tot actie. Zoals in een Kan Ban systeem een leeg bakje het sein is om te gaan produceren. Niet, maar ook niet minder dan nodig is om het bakje weer gevuld te krijgen. Men zou kunnen zeggen dat de informatie een energiestroom opgang moet brengen. SqEME hanteert hier dan ook de begrippen Chemie en Berichtenverkeer.

Met de opkomst van het rationalisme is een traditie in de manier van onderzoekbedrijven ontstaan, die neer komt op het concept dat, wil men een complex systeem doorgronden, het probleem moet worden opgedeeld in deelproblemen, net zo lang tot men een vraagstuk overhoudt dat ”behapbaar” is. Er is niet veel tegen deze methode in te brengen anders dat men de onderlinge samenhang uit het oog verlies en de verbanden juist een deel van de verklaring zijn, waarom iets werkt of niet. Het Taylorisme of Scientific Management richtte zich met name op opdelen, specialiseren en standaardiseren, terwijl moderne productiebesturingssystemen dat veel minder noodzakelijk maken. Met de SqEME benadering wordt dan ook veel minder op detaillering van de procesbeschrijvingen aangestuurd met aandacht voor beslissingloops. Het idee is dat elk proces uniek is en zich toch nooit meer exact in die vorm zal voordoen (men stapt nooit voor de tweede in dezelfde rivier). Daarnaast kent elk proces zo zijn eigen natuurlijke fluctuaties. Zoals iedereen die leert fietsen, moet ontdekken dat fietsen ook een bepaalde mate van slingeren inhoud en als men probeert daar op te corrigeren een valpartij het gevolg is. SqEME ziet beschrijvingen vooral als hulpmiddel om tot patroonherkenning te komen, die in combinatie met prestatiekenmerken mogelijk aanleiding geven tot ingrijpen, maar als het goed is vooral het signaal afgeven dat “alles in orde” is en het management vooral niét moet ingrijpen. In feite is workflowmanagement niets anders dan patroonherkenning en zijn productiebesturingssystemen gebaseerd op eerder ontdekte patronen om processen op een bepaalde manier te laten verlopen.

Bepaalde certificeringschema’s, zoals de ISO 9000 verlangen dat de processen zijn beschreven. De SqEME benadering kan daar bij van pas komen, vooral als men er naar streeft, het beschrijven van de processen tot het strikt noodzakelijke te beperken. Ook bij een holistische benadering, of misschien dan zelfs meer is er niet alleen de behoefte de verschillende onderdelen te herkennen maar ook wat nu de prestatiekenmerken (moeten) zijn om het geheel te laten functioneren. Of om er op gerust te zijn dat systeem naar behoren functioneert of om haperingen te kunnen onderkennen of om verbetermogelijkheden te ontdekken. Het meten van de hartslag en bloeddruk en lichaamstemperatuur verklaren niet zozeer hoe ons lichaam functioneert maar geeft wel indicaties wat de conditie is. Voor organisaties zullen vooral prestatiekenmerken zijn van financiële aard, productkwaliteit, doorlooptijden, materiaal- en energieverbruik en zo meer. Overigens worden gebruikers van het EFQM/INK-managementmodel met de vraag geconfronteerd: “Wie meten onze processen nog meer behalve wijzelf?” met andere woorden: “Wie zijn onze stakeholders?” en “met de vraag: “Welke prestatiekenmerken hanteren zij?” Mogelijk is het wijs de prestatiekenmerken die zij belangrijk vinden op te nemen in onze set van prestatiekenmerken en misschien is het dan zelf nodig onze manier van procesbeschrijving daarvoor aan te passen. De begrippen prestatiekenmerken en procesbeschrijvingen worden in de SqEME benadering samengebracht onder het begrip Correspondence of Bureaublad.

Voor SqEME zijn organisaties in de eerste plaats mensen. De kwaliteit van de organisatie wordt in grote mate bepaald door de kwaliteit van de individuele medewerker en de mate waarin de medewerker in staat zijn samen te werken met anderen. SqEME gebruikt hiervoor het uitgangspunt van vakvolwassenheid. Vakvolwassen is een kernwoord van de flexibele organisatie. Vakvolwassen is echter geen woord dat men direct tegenkomt in het woordenboek. Het is een samentrekking van de woorden vakmanschap en volwassenheid en duidt daarop naast de vaardigheden, ervaring en competenties van de betrokkene ook op een vorm van maturiteit; betrokkenheid en gedeelde waarden. Een vakvolwassen medewerker is iemand die in staat is de consequenties van het eigen handelen te overzien, en als het gevolg daarvan als daar een aanleiding toe is van regels durft af te wijken. Een belangrijke voorziening daarvoor is dat de kennis en de vaardigheid die nodig is om de verschillende werkzaamheden ook te kunnen uitvoeren aanwezig is. SqEME herkent daarbij het principe van “tacit” en “explicit knowledge” (Polanyi), waarbij “tacit knowledge” die niet of bijna niet expliciete kennis en ervaring van iemand is, vaak ook wel als een bewijs van vakmanschap gezien, en “explicit knowledge” alle wel vast te leggen kennis en ervaring. Managers voelen vaak de grote behoefte alle kennis en ervaring die aanwezig is vast te leggen en ontkennen daarmee dat dit niet kan, of alleen kan met zéér grote inspanning. Behalve dat het ontkent dat elk mens een unieke verschijning is, kan het ook bedreigend of beledigend werken. Het vragen naar aanwezige kennis kan de indruk wekken dat men eraan twijfelt of die kennis er wel echt is. Ook kan het de indruk geven dat men vermoedt dat er kennis uit eigen belang bewust wordt achtergehouden. Uitgangspunten die niet erg stroken met de principes van inclusief denken. Als men er daarbij van uitgaat dat elke proces toch altijd weer een klein beetje anders verloopt, moet men zich afvragen of de inspanningen en de risico’s die men loopt, wel opwegen tegen het te verwachten profijt  .
SqEME gaat er van uit dat processen worden uitgevoerd door professionals of vakvolwassen medewerkers of dat het de moeite loont spelers in de organisatie als vakvolwassen medewerkers of als professionals te benaderen. Het selecteren op vakvolwassenheid of professionaliteit, of medewerkers tot op dat niveau brengen is in die opvatting dan ook een cruciaal ondersteunend proces! Zoals gememoreerd moeten diezelfde vakvolwassen medewerkers of professionals wel over de noodzakelijke hulpmiddelen en voorzieningen kunnen beschikken. Het kennen van de organisatiestructuur en hun plaats daarin kan als een onderdeel daarvan worden gezien, dus weten wie hun (interne) klanten en leveranciers zijn en weten wat hun taken en verantwoordelijkheden zijn. Dit laatste dan wel zo dat het de focus op het creëren van een procesgerichte organisatie ondersteund en het weer niet doet afglijden naar een klassieke hiërarchische organisatie, waarbij het kennen van de taken en de verantwoordelijkheden als voldoende wordt beschouwd. Het beschrijvingen wie de spelers zijn en over welke hulpmiddelen en voorzieningen zij beschikken wordt in de SqEME benadering ondergebracht onder het begrip Construct en Bestek.
foto-training-sqeme-procesmanagement

Training SqEME Procesmanagement

/in /door

De Training SqEME Procesmanagement (TSP) gaat in op alle facetten van de SqEME-methode. Na de training bent u in staat de methode als instrument in te zetten in verander- en verbetertrajecten. U kunt de methode positioneren en op een passende manier inzetten bij deze heersende vraagstukken in uw organisatie.

Doelen training

  • De training geeft inzicht in de uitgangspunten achter de SqEME-methode.
  • U leert de vier vensters kennen en de taal en tekens (conventies) die hierin centraal staan.
  • U kunt de verschillende vensters in verband met elkaar brengen en relateren naar de praktische situatie van uw bedrijfsvoering.
  • U maakt kennis met diverse thema’s als proceseigenaarschap, cultuur & leiderschap en het denken in processen.

Twee aaneengesloten dagen (4 dagdelen) maakt u kennis met deze facetten van de methode en krijgt u handvatten uitgereikt om de methode gericht toe te passen in verander- en verbetertrajecten.

Doelgroep

De training is met name bedoeld voor lijnmanagers, beleidsmedewerkers, bedrijfsvoeringsmedewerkers, KAM functionarissen en interne/externe adviseurs, die bekend in kort tijdbestek kennis willen maken met de SqEME-methodiek om deze toe te gaan passen.

Inhoud / Trainingsprogramma

  • Dag 1 (Ochtend) Wat is een proces voor werkers in  en aan de organisatie? Vier vensters om door te kijken. Processen als handvatten voor ‘horizontaal organiseren’.
  • Dag 1 (Middag) Voorbeelden van en oefeningen in het procesgericht benaderen van de organisatie.
  • Dag 2 (Ochtend) Procesverantwoordelijkheid en het verbeteren van processen en resultaten. Procesverantwoordelijkheid en procesmanagement in zijn concrete verschijningsvormen.
  • Dag 2 (Middag) Komen tot een procesgerichte organisatie. Organisatieontwikkeling en de veranderstrategieën.

Geplande data najaar 2024 (voor alsnog onder voorbehoud): 11/12 september, 24/25 oktober en 21/22 november.

Stuur een e-mail voor meer informatie en om je aan te melden naar info@sqeme.org.

Cases

/in /door

De SqEME methodiek toegepast; best practises & cases


Handel-Industrie

foto-waterschappen

Waterschappen

logo-iso

Nieuwe ISO 9001:2015

afbeelding-procesmanagement-in-gemeenten

Gemeenten


foto-traumahelikopter

Veiligheidsregio’s

SqEME vensters

/in /door

De 4 vensters van SqEME


De inrichting van de bedrijfsvoering, de procesbenadering, de toewijzing van rollen, hoe daarmee wordt omgegaan en op welke wijze leiding wordt gegeven, is een complexe materie. Het is en blijft mensenwerk; de mens staat hoe dan ook centraal bij het organiseren van het werk. Organisatieontwikkeling gaat primair om het beïnvloeden van het gedrag van het collectief van individuen in een bepaalde gewenste richting.

sqeme-4c-4bDe organisatie wordt vanuit de SqEME methode gezien als een sociaal systeem. De mens staat centraal. Naar analogie van Weick is kenmerkend voor het procesdenken dat de mens de bepalende factor is, dat niet de organisatiestructuur, maar het interactieproces, het uitwisselingsproces zoals dat tussen mensen plaats vindt, het object van procesmanagement moet zijn . Zoals Weick dat stelt is het eigenlijk ook beter te spreken over ‘organiseren’ in plaats van over ‘organisaties’.
Het basisprincipe achter de SqEME methode is daarmee dat een organisatie primair een bundeling van processen is waar gedreven professionals uitvoering aan geven. Deze professionals leveren resultaten op basis van hun vakmanschap, goede informatievoorziening en praktische hulpmiddelen.

Zie ook SqEME principes


Het Constitutievenster vraagt mensen in een organisatie naar “de achterkant van het gelijk” te kijken door het formuleren van de managementfilosofie, wat is het idee achter het bestaan van de organisatie? Wat zijn de morele en levensbeschouwelijke uitgangspunten? Wat zijn de waarden van de individuele mensen in de organisatie en wat zijn de waarden van de organisatie in haar totaal? Hoe vertalen deze zich tot de visie, gevolg door de missie en de strategie van de organisatie? De Constitutie van de organisatie staat voor de hoofdlijnen, voor de ethiek, voor de wezenlijke kenmerken van de organisatie. De Constitutie staat ook voor de esthetiek, wat maakt dat iemand deze organisatie ‘mooi’ vindt? Deze constitutie proef je als het ware als je bij een organisatie binnenkomt of zelfs als je met een medewerker telefoneert. Het zit als het ware verscholen in alles wat in de organisatie gedaan wordt. Het is het DNA van de organisatie.

Via het venster Chemie kunnen mensen in een organisatie inzicht verkrijgen in hetgeen wat de organisatie in beweging zet en houdt; de samenwerking tussen mensen. Via het Chemie venster wordt de interactie tussen mensen in en buiten de organisatie bestudeerd. Via dit venster wordt inzicht verkregen in het krachtenspel tussen belangen en belanghebbenden. Zonder spanning geen leven! Het gaat over leiderschap, over bezieling, bevlogenheid en passie. Waar zit de energie, wat betekent het voor je? Wat maakt het dat deze organisatie werkt? Dat het organiseren zo vanzelfsprekend lijkt te gaan, maar toch zo bijzonder is en dat men zoveel energie heeft om te handelen? De Chemie staat voor de organisatie als uitwisselingsproces, de interactie, tussen mensen. De Chemie staat ook voor de relatie van de organisatie met haar omgeving. Vanuit het open systeem denken betekent dit dat de organisatie in voortdurende uitwisseling staat met haar omgeving en dat daarmee de ‘license to operate’ van de organisatie wordt bepaald. Met het sociaal systeem denken gaan we nog een stap verder: aandacht voor de werkelijke interactie, de onderlinge waardetoevoeging en wederzijdse afhankelijkheid.

Via het venster Constructie verschijnt de tastbare werkelijkheid, hoe dingen zich in de werkelijkheid manifesteren. Dit venster is het meest zichtbare en meest tastbare venster. Hoe is de operatie vorm gegeven? Binnen organisaties betekent dit de inzet van mensen en middelen. Het gaat om de spelers, om het materieel, het budget, om het beschikbaar stellen van laptops, bedrijfsauto’s en ICT. Het gaat om gebouwen, voorzieningen, materialen. Alle concrete hulpmiddelen die nodig zijn om de operatie vorm te geven. Constructie gaat ook om de inzet van mensen. Het gaat om het verdelen van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Wie rapporteert aan wie? Maar net zo goed om de inzet van expertise, het ontsluiten en gebruiken van gegevens, het inrichten van opleidingen en het faciliteren van vakmanschap. De Constructie staat voor de organisatie in de werkelijke verschijningsvorm.

Met het venster Correspondentie tenslotte, kijkt men naar hoe de organisatie functioneert. De dynamiek van de organisatie wordt bestudeerd en gemonitord. Onder de aanhangers van ‘meten is weten’ is dit een zeer populair venster. In hun betekenis gaat het om ‘in de gaten houden’ en om het beheersen, het ‘in control’ krijgen van de organisatie. Hoe doet de organisatie het? Wat zijn de targets? En hoe doen andere organisaties het? Het is het venster waaronder managementinformatie, rapporteren, toekomstanalyses en benchmarking vallen. Meer redenerend vanuit het principe van ‘Out of control’ gaat het bij dit vensters om het voortdurend leren, herkennen van patronen, afspreken van de kaders, de bandbreedtes waarbinnen sprake is van een zich zelf steeds verbeterende organisatie. Instrumenten als de Business Balanced Scorecard en Management Informatie Systemen hebben in dit venster een plaats. Het is het venster van de operational research, van statistiek, maar ook van het onderbuikgevoel. De werkelijkheid is objectief, als het niet anders kan dan toch inter-subjectief in beeld te brengen en meetbaar, respectievelijk bespreekbaar te maken. Via dit venster wordt onderzocht of zaken lopen zoals gepland, verwacht of wenselijk. Vanuit de verkregen beelden kunnen initiatieven ontstaan om iets te gaan ondernemen ten aanzien van de constitutie, chemie of constructie van de organisatie.

foto-denken-in-processen

SqEME procesmodelleren

/in /door

 

Training SqEME procesmodelleren

De Training SqEME Procesmodelleren is een praktische training, waarin de deelnemers op een consistente, uniforme en overzichtelijke manier processen leren modelleren. De tekenconventies volgens de SqEME-methodiek dienen hiervoor als basis. In de training wordt geoefend met praktijkgerichte cases, die eventueel door cursisten zelf worden ingebracht. De cursus biedt de deelnemers voldoende bagage om zelf aan de slag te gaan met procesmodelleren.

afbeelding-kroketpoortjes

Doelgroep
De training is bestemd voor medewerkers die zich bezig houden of gaan houden met het in  kaart brengen van werkprocessen. Dit kan zijn in het kader van een accreditatie, een (ISO) certificeringstraject of een reorganisatie. Voorkennis  van procesmodellering en kwaliteitsmanagement is handig maar niet noodzakelijk.

Opzet van de training
De deelnemers leren procesbeschrijvingen te maken, door gebruik te maken van de tekenconventies binnen de SqEME-methodiek. Het is een praktische training, waarin veel geoefend wordt met praktijkgerichte cases. Voorbeelden uit de werksituatie van de deelnemers worden hierbij vaak als uitgangspunt genomen. Tijdens de training wordt ook ingegaan op de gangbare software oplossingen voor het vastleggen van bedrijfsprocessen en de mogelijkheid om de SqEME tekenconventies daarin toe te passen.

SqEME
resultaatgebiedDe kracht van SqEME zit in de eenvoud. Er wordt een beperkt aantal tekens gebruikt en door het aanbrengen van verschillende detailniveau’s blijft het geheel overzichtelijk. Heldere schema’s en eenduidige conventies besparen veel tijd bij het uitwerken en bevorderen de samenwerking tussen betrokkenen, die mogelijk van verschillende afdelingen komen. De gelaagdheid van het model maakt het mogelijk om op verschillende abstractieniveau’s binnen de organisatie te communiceren.

De Training SqEME Procesmodelleren vormt een goede basis voor de vervolgtraining SqEME Procesmanagement, waar dieper wordt ingegaan op het benaderen van managementvraagstukken.

Programma
De training wordt  gegeven in één dag, met een ochtend en een middagsessie en een geheel verzorgde lunch. In de ochtend wordt begonnen met een uitleg over de SqEME methode, waarna er afwisselend in groepjes gewerkt wordt en de resultaten centraal worden besproken.

Trainers
De training wordt verzorgd door ervaren trainers, gekwalificeerd door SqEME.

Certificaat
De deelnemers ontvangen bij de afsluiting een officieel SqEME Certificaat van deelname.

Deelnemen
Kijk in de agenda voor de data en locatie van deze training (open inschrijving).
Deze training kan ook ‘incompany’ worden verzorgd waarbij op organisatie-specifieke vraagstukken kan worden ingegaan. Neem over de mogelijkheden contact met ons op.

 

basismodel-bedrijfsvoeringsmodel

foto-procesmanagement

SqEME procesmanagement

/in /door

 

Training SqEME procesmanagement

De Training SqEME Procesmanagement (TSP) gaat in op alle facetten van de SqEME-methode. Na de training bent u in staat de methode als instrument in te zetten in verander- en verbetertrajecten. U kunt de methode positioneren en op een passende manier inzetten bij deze heersende vraagstukken in uw organisatie.

Doelen training

  • De training geeft inzicht in de uitgangspunten achter de SqEME-methodiek.
  • U leert de vier vensters kennen en de taal en tekens (conventies) die hierin centraal staan.
  • U kunt de verschillende vensters in verband met elkaar brengen en relateren naar de praktische situatie van uw bedrijfsvoering.
  • U maakt kennis met diverse thema’s als proceseigenaarschap, cultuur & leiderschap en het denken in processen.

In twee aaneengesloten dagen (4 dagdelen) maakt u kennis met deze facetten van de methode en krijgt u handvatten uitgereikt om de methode gericht toe te passen in verander- en verbetertrajecten.

 

sqeme-vensters

 

Doelgroep
De training is met name bedoeld voor lijnmanagers, beleidsmedewerkers, bedrijfsvoeringmedewerkers, KAM functionarissen en externe adviseurs, die bekend zijn met de principes en achtergronden van procesmanagement en procesarchitectuur en in kort tijdbestek kennis willen maken met de SqEME-methodiek om deze toe te gaan passen.

Inhoud / Trainingsprogramma

  • Dag 1 (Ochtend) Wat is een proces voor werkers in  en aan de organisatie? Vier vensters om door te kijken. Processen als handvatten voor ‘horizontaal organiseren’.
  • Dag 1 (Middag) Voorbeelden van en oefeningen in het procesgericht benaderen van de organisatie.
  • Dag 2 (Ochtend) Procesverantwoordelijkheid en het verbeteren van processen en resultaten. Procesverantwoordelijkheid en procesmanagement in zijn concrete verschijningsvormen.
  • Dag 2 (Middag) Komen tot een procesgerichte organisatie. Organisatieontwikkeling en de veranderstrategie.

Gebruik video
In de training wordt veel aandacht geschonken aan het vergroten van de kwaliteit van het waarnemen. Over welke processen hebben we het? Hoe zien de processen er uit? Aan de hand van een concreet bedrijfsproces, vastgelegd op video, laten we u ervaren  hoe videobeelden u helpen om beter waar te nemen. Vanuit dit (gezamenlijke) beeld kan het proces met behulp van de SqEME methodiek nader worden ingericht en uitgewerkt. Wat is de essentie van het proces? En wat moeten/willen we hier over afspreken?

Trainers
De training wordt verzorgd door ervaren trainers, gekwalificeerd door SqEME.

Certificaat
De deelnemers ontvangen bij de afsluiting een officieel SqEME Certificaat van deelname.

Deelnemen
Kijk in de agenda voor de data en locatie van deze training (open inschrijving).
Deze training kan ook ‘incompany’ worden verzorgd waarbij op organisatie-specifieke vraagstukken kan worden ingegaan. Neem over de mogelijkheden contact met ons op.